Artikel 1: Definities

“Algemene voorwaarden” betekent dit document, getiteld “Algemene Voorwaarden”;  “Diensten” betekent de Diensten die in het kader van de Overeenkomst door Vlotter Facilities VZW zullen worden geleverd;  “Overeenkomst” betekent het document met als titel “Overeenkomst”; “Vordering” betekent: i) elke klacht of opmerking van de Klant tegen Vlotter Facilities VZW wegens het niet nakomen door Vlotter Facilities VZW van één van zijn verplichtingen; ii) elke rechtsvordering van de Klant tegen Vlotter Facilities VZW; en iii) elke betwisting die de Klant heeft tegen Vlotter Facilities VZW betreffende deze Overeenkomst. “Vertrouwelijke informatie” betekent elke informatie, in gelijk welke vorm, die door de Partijen expliciet als vertrouwelijke informatie werd aangeduid, dan wel door haar aard redelijkerwijze als vertrouwelijk dient te worden behandeld.

Artikel 2: Toepassingsgebied

Op alle Overeenkomsten, met inbegrip van de offertes en facturen (hierna “de Overeenkomst”) met betrekking tot het leveren van Diensten tussen Vlotter Facilities VZW en de Klant (hierna “ de Partijen”) zijn de hieronder vermelde Algemene voorwaarden van toepassing.

Artikel 3: Termijnen

Tenzij uitdrukkelijk anders bepaald, zijn alle offertes slechts geldig gedurende een periode van 30 kalenderdagen. De Overeenkomst tussen Vlotter Facilities VZW en de Klant komt tot stand door de ondertekening van de offerte door de Klant voor akkoord; Vlotter Facilities VZW is enkel gehouden door de offerte indien de schriftelijke aanvaarding door de Klant haar bereikt binnen deze termijn. Een Overeenkomst komt derhalve tot stand en treedt in werking op de datum van de aanvaarding van de Offerte door de Klant. Wijzigingen aangebracht aan de offertes zijn slechts geldig indien zij door Vlotter Facilities VZW schriftelijk werden aanvaard. De Overeenkomst wordt aangegaan voor, hetzij een bepaalde periode, hetzij voor een bepaalde opdracht. Indien de Overeenkomst wordt aangegaan voor een bepaalde periode, dan wordt de initiële periode vermeld in de offerte en neemt deze een aanvang op het ogenblik bepaald in de offerte. De Overeenkomst wordt stilzwijgend verlengd voor opeenvolgende periodes met de duur die werd bepaald in de offerte. Bij gebreke aan bepalingen terzake in de offerte duurt de initiële periode één (1) jaar en hebben de opeenvolgende periodes dezelfde duur als de initiële periode. Indien de Overeenkomst wordt aangegaan voor een bepaald project, dan eindigt de Overeenkomst bij afwerking van de opdracht.

Artikel 4: Aard van de verbintenissen

Vlotter Facilities VZW verbindt zich er toe om de Overeenkomst uit te voeren conform de omschrijving in de offerte.

Artikel 5: Facturatie

Vlotter Facilities VZW zal de goederen en diensten factureren overeenkomstig de modaliteiten vermeld in de offerte. Bij gebreke aan bepalingen terzake in de offerte, worden de diensten maandelijks vooraf gefactureerd. Alle bijkomende opdrachten en diensten gevraagd door de klant, die niet vermeld staan in de offerte, evenals alle kosten of werken die nodig zijn om de goederen en diensten te kunnen leveren, worden apart aan de klant gefactureerd. 

Facturen worden steeds digitaal verstuurd. Indien de klant een papieren factuur wenst te ontvangen, dient hij dit te melden aan de facturatiedienst van Vlotter Facilities via e-mail (facturatie.facilities@vlotter.be) en zal de klant hiervoor een meerkost van 7,50 EUR per factuur excl. BTW verschuldigd zijn.

Alle door Vlotter Facilities VZW vermelde prijzen zijn in Euro en inclusief BTW. Alle facturen zijn betaalbaar binnen 30 kalenderdagen na factuurdatum.  Ingeval van niet tijdige betaling, beginnen van rechtswege en zonder voorafgaande ingebrekestelling, verwijlinteresten te lopen  à rato de wettelijke interestvoet en zulks vanaf de vervaldatum van de factuur. Ingeval van laattijdige betaling zal de klant tevens, eveneens van rechtswege en zonder voorafgaande ingebrekestelling, een forfaitaire schadevergoeding verschuldigd zijn  gelijk aan 10% van het totale factuurbedrag, met een minimum van 50,00 EUR. Dit geldt als forfaitaire schadevergoeding, naast en boven alle kosten verbonden aan een eventuele gerechtelijke invordering. Elke niet-betaling van een factuur op de vervaldag brengt de eisbaarheid mee van alle nog niet vervallen facturen. Vlotter Facilities VZW is tevens gerechtigd de levering van goederen en diensten, zonder voorafgaande ingebrekestelling, op te schorten, ingeval van gehele of gedeeltelijke niet betaling van een factuur.

Betwistingen met betrekking tot de facturatie dienen binnen een termijn van 14 kalenderdagen vanaf factuurdatum toe te komen bij de facturatiedienst van Vlotter Facilities VZW via email (facturatie.facilities@vlotter.be). Klachten met betrekking tot de geleverde diensten dienen binnen een termijn van 5 kalenderdagen na levering per aangetekend schrijven bij Vlotter Facilities VZW toe te komen.

Artikel 6: Opzegging en Ontbinding

De Overeenkomst kan telkens vroegtijdig worden beëindigd in onderling overleg.  De Partijen kunnen de Overeenkomst eveneens vroegtijdig eenzijdig beëindigen, mits een aangetekende brief gericht aan de andere Partij met een opzegtermijn van 3 maanden, die ingaat op de eerste dag van de maand volgend op de datum van het aangetekend schrijven.

Indien de Klant op een ernstige wijze haar contractuele verplichtingen niet nakomt of zware fouten maakt, wordt dit door Vlotter Facilities VZW per aangetekend schrijven gemeld met opgave van de redenen. Als de Klant nalaat binnen vijftien (15) kalenderdagen na deze betekening hierop te antwoorden, of de opgesomde redenen onvoldoende gegrond worden geacht door Vlotter Facilities VZW, heeft laatstgenoemde het recht om de Overeenkomst onmiddellijk te ontbinden lastens de in gebreke blijvende Partij. Behoudens in geval van overmacht, is de Klant die de Overeenkomst eenzijdig verbreekt of annuleert of indien de Overeenkomst door zijn toedoen geen doorgang kan vinden, te allen tijde een forfaitaire schadevergoeding verschuldigd ten bedrage van 30% van het totaalbedrag van de offerte. Daarenboven wordt het bedrag van de honoraria uitbetaald welke op dat ogenblik verschuldigd zijn en niet bij geschrift betwist voor de prestaties daadwerkelijk geleverd tot het moment van ontbinding.

Artikel 7: Relevante informatie

Indien de Klant het zou nalaten om de relevante informatie en uitleg te geven die nodig zijn voor een goede uitvoering van de Overeenkomst, kan dit tot de onmogelijkheid leiden om de Diensten te verlenen of te finaliseren krachtens de Overeenkomst. In laatste instantie heeft Vlotter Facilities VZW, behoudens andersluidende wetsbepaling of beroepsregels, het recht om zonder voorafgaande kennisgeving de levering van Diensten te staken, of om de Overeenkomst te verbreken of op te schorten met onmiddellijke ingang,

Artikel 8: Gewijzigde omstandigheden en indexatie

Indien na het sluiten van de Overeenkomst en voordat de opdracht geheel is uitgevoerd, de marktomstandigheden wijzigen of de uitvoeringstermijn van de te leveren Diensten door toedoen van de Klant of derden wordt verlengd, waardoor de rendabiliteit van de Overeenkomst in het gedrang wordt gebracht, zal op verzoek van Vlotter Facilities VZW het eerder overeengekomen tarief worden herzien. De door Vlotter Facilities VZW opgegeven tarieven kunnen jaarlijks door laatstgenoemde per 1 januari éénzijdig worden aangepast aan [de index der consumptieprijzen].

Artikel 9: Vertrouwelijke informatie

Elke Partij verbindt zich ertoe om alle inspanningen te leveren om de confidentiële aard van eventuele Vertrouwelijke Informatie te beschermen, ondermeer door deze Vertrouwelijke Informatie: (i) slechts te gebruiken in het kader van de uitvoering van deze Overeenkomst; (ii) niet te verspreiden of ter beschikking te stellen, geheel of gedeeltelijk, mondeling of schriftelijk, tenzij aan diens aangestelden, medewerkers of onderaannemers die er een directe kennis van moeten hebben voor de uitvoering van deze Overeenkomst; (iii) niet te verspreiden of ter beschikking te stellen aan derden, tenzij met voorafgaand en schriftelijk akkoord van de andere Partij; (iv) terug te bezorgen aan de andere Partij of volledig te vernietigen, wanneer niet langer nodig in het kader van deze Overeenkomst of op eenvoudig verzoek van de andere Partij.

Artikel 10: Vorderingen

Elke mogelijke Vordering van de Klant dient onmiddellijk per aangetekend schrijven te worden overgemaakt aan de Opdrachtgever van zodra de eraan ten grondslag liggende feiten werden vastgesteld, en in ieder geval binnen de dertig (30) kalenderdagen nadat de feiten zich hebben voorgedaan. Zo de Klant geen Vordering instelt binnen deze termijn, wordt hij geacht hiervan afstand te hebben gedaan.

Artikel 11: Aansprakelijkheid

Behoudens grove schuld en/of opzet aan de zijde van Vlotter Facilities VZW is alle aansprakelijkheid van Vlotter Facilities VZW beperkt tot het maximale bedrag van de offerte van de verleende Diensten welke schade hebben veroorzaakt. Elke aansprakelijkheid van Vlotter Facilities VZW voor bedrijfsschade of andere indirecte schade waaronder begrepen schade wegens gederfde winst of schade als gevolg van aansprakelijkheid jegens derden is uitdrukkelijk uitgesloten. De Klant is gehouden Vlotter Facilities VZW te vrijwaren resp. schadeloos te stellen terzake van alle aanspraken van derden tot vergoeding van schade, waarvoor de aansprakelijkheid van Vlotter Facilities VZW in deze voorwaarden in de verhouding met de Klant is uitgesloten.

Artikel 12: Overmacht

Een Partij zal niet aansprakelijk zijn wegens vertraging of tekortkoming in de uitvoering van de verbintenissen van deze Overeenkomst, indien deze vertraging of tekortkoming door Overmacht is ontstaan. Deze Partij zal meewerken met de getroffen Partij en laatstgenoemde redelijkerwijze bijstaan om de impact van de omstandigheden op de getroffen Partij te minimaliseren. Ingeval van Overmacht zijn beide Partijen gerechtigd de nakoming van hun verplichtingen geheel of gedeeltelijk op te schorten voor de duur van de Overmacht, zonder tot enige schadevergoeding te kunnen worden verplicht. Indien de periode van Overmacht langer dan drie (3) maanden heeft geduurd, of indien reeds bij voorbaat vast staat dat die periode redelijkerwijze langer dan drie (3) maanden zal duren, dan is Vlotter Facilities VZW gerechtigd deze Overeenkomst (of het relevante gedeelte ervan), onmiddellijk bij aangetekend schrijven, op te zeggen, zonder dat de Partijen ten opzichte van elkaar tot enige schadevergoeding gehouden zijn. Worden onder andere, doch niet uitsluitend, als gevallen van overmacht beschouwd: oorlog, rellen of andere verstoringen van de publieke orde, brand, ongevallen, materiaalbreuk, uitzonderlijke verkeershinder, uitzonderlijke klimatologische toestanden, werkstakingen, lock-outs, storingen in de energielevering en het geheel of gedeeltelijk in gebreke blijven van derden van wie zaken of diensten worden ontvangen. Deze opsomming is louter exemplatief en niet beperkend.

Artikel 13: Geschillenbeslechting

Partijen zullen zich steeds inspannen om eventuele betwistingen minnelijk te regelen. Een geschillenbeslechting doet in geen geval afbreuk aan de verplichtingen om de uitvoering van de Overeenkomst voort te zetten, tenzij schriftelijk anders wordt overeengekomen tussen de Partijen.

Artikel 14: Toepasselijk recht en rechtbank

Deze Overeenkomst wordt beheerst door het Belgisch recht en zal dienovereenkomstig geïnterpreteerd worden. Elk geschil betreffende de geldigheid, de uitlegging of de uitvoering van deze Overeenkomst zal definitief worden beslecht door het Vredegerecht van het kanton of de rechtbanken van het arrondissement waar de maatschappelijke zetel van Vlotter Facilities VZW gelegen is.

Artikel 15: Wijzigingen

Een wijziging aan de Overeenkomst of het voorwerp van deze Overeenkomst kan slechts doorgevoerd worden mits voorafgaande schriftelijke goedkeuring door beide Partijen.

Artikel 16: Splitsbaarheid van clausules

De nietigheid of de niet-afdwingbaarheid, om gelijk welke reden, van een deel van deze Overeenkomst, zal geen invloed hebben op de geldigheid en afdwingbaarheid van de resterende bepalingen van deze Overeenkomst. Indien een geldige naleving van deze Overeenkomst of van een gedeelte ervan niet meer mogelijk is ingevolge een in kracht van gewijsde gegane gerechtelijke of andere beslissing van een bevoegde gerechtelijke instantie, commissie, overheidsdienst of gelijkaardige instelling die jurisdictionele bevoegdheid heeft over de Partijen, dan verbinden de Partijen er zich toe om deze Overeenkomst naar hun beste vermogen aan te passen in de geest van deze Overeenkomst  teneinde dergelijke nietige, ongeldige of onmogelijk uit te voeren bepaling te vervangen door een geldige of uitvoerbare bepaling.

Artikel 17: Slotbepalingen

De Overeenkomst bevat de volledige Overeenkomst tussen de Partijen met betrekking tot het voorwerp van de Overeenkomst en vervangt alle andere en eerdere Overeenkomsten, afspraken, verzoeken, aanbiedingen of verklaringen die tussen de Partijen mondeling of schriftelijk werden gedaan met betrekking tot het voorwerp van de Overeenkomst.

De bepalingen van deze Overeenkomst die omwille van hun begrip en draagwijdte bedoeld zijn te blijven voortbestaan, zullen ook blijven voortbestaan na de beëindiging, verval, algehele uitvoering of nietigheid van deze Overeenkomst.

Deze Overeenkomst wordt beheerst door het Belgisch recht en zal dienovereenkomstig geïnterpreteerd worden.